Guía completa
Planillas en Costa Rica: la guía completa para su pyme
Esta guía reúne todo lo que un dueño o administrador de pyme en Costa Rica necesita saber sobre planillas en 2026: cargas sociales, aguinaldo, vacaciones, cesantía, reportes ante la CCSS y el INS. Toda la información se basa en la legislación vigente para que su empresa esté al día y evite multas.
Qué es una planilla y por qué le importa
Una planilla es el registro oficial donde el patrono documenta los salarios, deducciones y contribuciones de cada trabajador. En Costa Rica, llevarla de forma ordenada es una obligación legal establecida en el Código de Trabajo (artículos 158 a 192). La planilla no es solo un trámite: es la herramienta que garantiza que sus colaboradores tengan acceso a servicios de salud, pensiones y prestaciones sociales, y que la empresa cumpla con la ley ante la CCSS, el INS, el Ministerio de Trabajo (MTSS) y la Dirección General de Tributación (Hacienda).
Las instituciones que vigilan su planilla
CCSS
Caja Costarricense de Seguro Social. Recibe las planillas, recauda las cuotas y brinda los servicios de salud y pensiones a los trabajadores.
INS
Instituto Nacional de Seguros. Administra la póliza de Riesgos del Trabajo (ART) que protege a los trabajadores contra accidentes y enfermedades laborales.
MTSS
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Vigila el cumplimiento de la legislación laboral, recibe denuncias y aplica multas por incumplimientos.
Dirección General de Tributación
Hacienda. Controla la declaración de retenciones de renta sobre salarios y el cumplimiento de obligaciones tributarias vinculadas a la planilla.
Cargas sociales en Costa Rica 2026
Las cuotas obrero-patronales son el corazón de la planilla. En 2026, el patrono paga un 26.83% del salario y el trabajador un 10.83%.
Cuota patronal (26.83%)
| Rubro | Porcentaje |
|---|---|
| Seguro Enfermedad y Maternidad (SEM) | 9.25% |
| Invalidez, Vejez y Muerte (IVM) | 5.58% |
| Fondo de Educación y Capacitación Laboral (FODESAF) | 5.00% |
| Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) | 1.50% |
| Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) | 0.50% |
| Banco Popular | 0.50% |
| Fondo de Capitalización Laboral (FCL) | 1.50% |
| Organización Panamericana de la Seguridad del Personal de Oficina en los Países del Continente (OPCC) | 2.00% |
| Total patrono | 26.83% |
Cuota del trabajador (10.83%)
| Rubro | Porcentaje |
|---|---|
| SEM | 5.50% |
| IVM | 4.33% |
| Banco Popular | 1.00% |
| Total trabajador | 10.83% |
* El IVM subió 0,16 puntos porcentuales respecto a 2025; esta tasa está vigente hasta diciembre de 2028. Las tasas son aproximadas y pueden variar; verifique los montos oficiales en el portal de la CCSS o en el Decreto 45303-MTSS.
Aguinaldo
El aguinaldo es la prestación que todo patrono debe pagar anualmente a sus trabajadores. Se calcula tomando la suma de todos los salarios percibidos entre el 1 de diciembre y el 30 de noviembre del año anterior, y dividiendo entre 12. El pago debe realizarse a más tardar el 20 de diciembre de cada año.
Ver guía completa: Cómo calcular el aguinaldo en Costa Rica →Vacaciones
Según el artículo 152 del Código de Trabajo, todo trabajador con al menos 50 semanas laboradas tiene derecho a 2 semanas de vacaciones anuales remuneradas. El trabajador puede acumular hasta 4 semanas (equivalentes a 2 periodos) y el patrono debe pagar un adicional del 5% si las vacaciones no se gozan a tiempo.
Ver guía completa: Vacaciones en Costa Rica →Cesantía y preaviso
La cesantía es una indemnización que recibe el trabajador despedido sin justa causa. Su monto depende de los años laborados. El preaviso es el aviso que debe dar el patrono (o el trabajador) con al menos 30 días de anticipación.
| Años trabajados | Días de cesantía por año |
|---|---|
| 1 | 19.5 |
| 2 | 20.0 |
| 3 | 20.0 |
| 4 | 20.5 |
| 5 | 21.0 |
| 6 | 21.0 |
| 7 | 21.5 |
| 8 o más | 22.0 |
Fuente: Art. 29 del Código de Trabajo. Tope de 22 días por año a partir de los 8 años.
Ver guía completa: Cesantía y preaviso →Presentación y pago de la planilla CCSS
La planilla se presenta de forma mensual ante la CCSS. El plazo para presentarla y pagarla es hasta el 15 del mes siguiente al período de cotización. El pago se realiza a través de banca en línea o en entidades autorizadas. Un incumplimiento genera intereses moratorios y puede derivar en procesos de cobro coactivo.
Ver guía completa: Cómo presentar la planilla CCSS →¿Necesita que alguien le haga la planilla?
En SigMAD administramos su planilla completa: cálculo de salarios, cargas sociales, aguinaldo, vacaciones, cesantía, reportes a la CCSS e INS y dispersión bancaria. Le damos un diagnóstico gratis de 30 minutos para conocer su situación.
Solicitar diagnóstico gratuitoPreguntas frecuentes
¿Qué es una planilla en Costa Rica?
Una planilla es el registro patronal donde se detallan los salarios, deducciones y contribuciones de los trabajadores de una empresa. En Costa Rica, el patrono está obligado por el Código de Trabajo a llevarla y presentarla ante la CCSS.
¿Cuáles son las cargas sociales que paga el patrono?
En 2026, el patrono paga un 26.83% del salario de cada trabajador. Esto incluye SEM, IVM, FODESAF, INA, IMAS, Banco Popular, FCL y OPCC.
¿Cuánto se le rebaja al trabajador en la planilla?
El trabajador paga un 10.83% de su salario: 5.50% de SEM, 4.33% de IVM y 1.00% del Banco Popular.
¿Cada cuánto hay que presentar la planilla a la CCSS?
La planilla se presenta de forma mensual. El plazo es hasta el día 15 del mes siguiente al período de cotización. El pago debe realizarse antes de la misma fecha.
¿Qué pasa si no presento la planilla a tiempo?
La CCSS aplica intereses moratorios y puede iniciar procesos de cobro coactivo. También puede generar sanciones administrativas y legales para el patrono.